Myndigheter ska spara fler handlingar i coronakrisen – men sker det?

Häromveckan lämnade Riksarkivet remissvar till Arkivutredningen. I svaret påtalade Riksarkivet att det saknades förslag som gör att samhällsviktig information kan identifieras och bevaras i alla sektorer. Coronakrisen får tjäna som aktuell illustration och myndigheten skriver:

"Viktig information som kan berätta om beslutsfattande, sjukdomsförlopp, smittspridning, arbetsmiljö och krisberedskap skapas hos olika aktörer. Informationen kan därmed hanteras, bevaras och göras tillgänglig på helt olika sätt. Har informationen skapats av en statlig myndighet som Folkhälsomyndigheten, i en fristående organisation som Sveriges kommuner och regioner, hos en kommun eller ett företag? Utfördes äldreomsorgen av en privat aktör eller var den en del av en offentlig verksamhet?"

Vikande insyn i coronakrisen

Frågan om hur coronakrisen kommer att se ut i backspegeln dryftas allt oftare. I politiken handlar diskussionen för närvarande mest om huruvida en coronakommission ska tillsättas och när, men frågan om utvärdering och ansvarsutkrävande ligger inte bara i huruvida en kommission kommer på plats, utan också om vilka luntor det finns att gräva i.

Under de senaste veckorna har flera relaterade nyheter besvärat myndigheter på central position i krisen. Sveriges Radio rapporterade häromveckan om minskad insyn hos Folkhälsomyndigheten, som slutat föra minnesanteckningar, bland annat av oro för medieuppmärksamhet. Innan dess stormade det kring kommunerna i Region Sörmland, som mörkade uppgifter om smittspridning och var ovilliga att lämna ut offentliga handlingar. 

"I det här fallet låter det ju som att man borde ha gjort övervägandet att bevara."

Peter Sivervall, Riksarkivet.

Mest av allt har Arbetsmiljöverket skakats av skriverier. Den 26 april avslöjade SVT att verket hade vikit sig för krav från SKR avseende skyddsutrustning i äldrevården. Avslöjandet utgick ifrån mejlkorrespondens, och förvärrades när SVT någon vecka senare kunde berätta att verket även hade raderat mejlen i fråga för att "undvika en svår debatt". Och häromdagen rapporterades även att personal har uppmanats att rensa sina inkorgar.

Myndigheter ska bevara fler handlingar

Det är en händelse som ser ut som en tanke att Riksarkivet bara några dagar efter SVT:s avslöjande i april gick ut med en uppmaning till såväl offentliga som privata aktörer om att "Öka bevarandet av dokumentation under Corona-pandemin". Man stannade heller inte vid det, utan tydliggjorde i en särskild uppsättning "rekommendationer till statliga myndigheter med anledning av Corona-pandemin".

– Detta är ju en unik situation, en väldigt speciell händelse och då vill vi uppmana till att man bevarar på bred front, både på den offentliga och den privata sidan, säger Peter Sivervall, chef  för avdelningen för offentlig informationshantering på Riksarkivet till Altinget.

Vad innebär en rekommendation från Riksarkivet till en statlig myndighet? Måste de följa den eller är sunt förnuft som gäller?

– Statliga myndigheter bevarar med all säkerhet det här i alla fall. Det här är ju sådana grejer som kan anses som viktiga. Det som kan vara lite mer knepigt är till exempel webbsidor där informationen flödar, där kan man behöva se över rutiner. Är det så att det finns gallringsföreskrifter som myndigheterna har bestämt utifrån Riksarkivets generella föreskrifter, kan man behöva se över dem också, så att information som skulle kunna få gallras istället bevaras.

Finns det en förväntan från er att myndigheterna kommunicerar detta nedåt i verksamheterna, så att de anställda sparar och bevarar mer? 

– Ja, alla myndigheter har ansvar för sin arkivverksamhet.

Ett litet tidsfönster 

På Arbetsmiljöverket har emellertid mejl rensats utan gallringsbeslut, fastän de rör coronakrisen och borde omfattas av Riksarkivets rekommendation.

Huruvida man gjort detta trots Riksarkivets rekommendationer är dock oklart. När Altinget ber om datum för rensningen får vi via presstjänsten svaret att myndigheten inte "loggar när mail tas bort. Det finns därför ingen handling som kan lämnas ut där det framgår när detta mail har tagits bort."

De raderade mejlen kan alltså teoretiskt sett ha raderats innan Riksarkivets uppmaning publicerades 29 april.

Insikten fanns, raderade ändå

Presstjänsten berättar dock att Arbetsmiljöverket var medvetna om vikten av coronarelaterat bevarande även innan Riksarkivet utfärdade sina rekommendationer. Redan i början av april skärpte myndigheten sina arkiveringsrutiner med anledning av pandemin och för att göra verkets "information sökbar för att i framtiden möjliggöra uppföljning, utvärdering och framtida forskning". De anställda har instruerats att tagga ärenden och handlingar med nyckelordet corona.

Men, trots detta raderades alltså mejl som handlade om verkets handlande i frågan om skyddsutrustning i äldrevården – den fråga som nu är föremål för domstolsprocess och därmed utgör en inte oväsentlig del av Sveriges coronahistoria. Framtida forskning får rikta in sig på andra detaljer än den här. 

Bevara även icke-allmänna handlingar

Riksarkivet menar att syftet de nya rekommendationerna är "att det i framtiden ska gå att få en komplett bild av Sveriges samlade insatser för att möta och hantera krisens inverkan på samhället".

Fanns avslöjandet om Arbetsmiljöverket med som en klangbotten för Riksarkivets nya rekommendationer?

– Nej, men sådant har ju förekommit förut i andra sammanhang, att man har förstört information. Och det visar ju på hur viktigt det är att man bevarar nu, för att vi ska kunna se alla sidor av den här situationen, säger Peter Sivervall.

I rekommendationerna skrivs tydligt ut att myndigheter ska:

"Ta tillvara handlingar som i normalfallet inte blir allmänna handlingar, men som i detta läge kan ge information om krisen. Det kan t.ex. handla om intern kommunikation såsom e-postkorrespondens, minnesanteckningar och information till anställda."

Efter att er uppmaning offentliggjorts har det återigen avslöjats att Arbetsmiljöverket har raderat mejl om denna coronaspecifika fråga. Skulle du säga att de här mejlen enligt er nya instruktion borde ha bevarats?

– Om det är allmänna handlingar så absolut, sådana kan man aldrig radera utan ett gallringsbeslut. Men ja, absolut, i det här fallet låter det ju som att man borde ha gjort övervägandet att bevara.

Tänk efter en gång till

Generellt bör myndigheter som berörs av coronakrisen alltså vara extra noga med att bevara till exempel intern korrespondens som rör krisen?

– Ja precis. Det här är som sagt en väldigt speciell situation. Så om det är något som tillför ärendet information i sak så bör man tänka efter en gång till.